東京周辺の方に口コミで評判!同窓会幹事代行サービス業者5選を運営依頼をおすすめしたい順に比較形式でご紹介!

幹事も同窓会を楽しめる!幹事代行のメリットをご紹介!

学生時代の同窓会を開こうとした時、色々やる事があり何をしたら良いか迷ってしまう人も少なくありません。

そんな時は幹事代行サービスに依頼すると良いです。

幹事代行サービスとは、たった数回打ち合わせを行うだけで、あとは参加者の出欠確認や司会から写真撮影までほとんど全て代わりにやってくれるサービスの事で非常に便利な為、おすすめです。

 

自分が幹事でも楽しむ事が出来ます。

幹事代行業者に任せれば、当日も全て業者が色々と業務をしてくれるので、幹事も安心して久々に集まった仲間達と会話を楽しむ事が出来ます。

では具体的にどのような業務をしてくれるのかというと、まず受付業務です。

出席者の出欠具合をチェックしたり、会費の徴収等をやってくれます。

また同窓会会場の担当者との音響や照明等の機材チェック、食べ物や飲み物の調整等細かいやり取りも全てお任せです。

他にも司会進行や会のイベントの進み具合もきちんと時間配分をしながらやってくれますし、写真撮影もしてくれます。

進行もきちんとノウハウがあるので、非常にスムーズです。

そして最後の清算業務まで業者に任せられるので非常に楽です。

特にお金の管理や参加者の取りまとめは、お酒が入っていると頭も回らずミスをしてしまうと大変なので、プロに任せる事が出来るというのはかなり助かります。

このように準備の手間を大幅に減らす事が出来、当日も幹事の自分にほとんど負担がかからず、同窓会を楽しめるというのが最大のメリットです。

 

同窓会の失敗や赤字を防ぐ事が出来ます。

同窓会を成功させるノウハウは色々とありますが、意外と本もないですし、インターネットを探しても出て来ません。

しかし同窓会の幹事代行を利用すれば、プロの意見やアドバイスを色々ともらえるので失敗を防ぐ事が可能です。

例えばお盆や正月は同窓会を開こうとしても参加率が低いから止めた方が良い等適切な開催時期を教えてくれたり、参加率の上がるような案内状の文面の書き方も教えてくれます。

また先生をどう呼んだら良いかや、当日盛り上がる余興やプログラムのアドバイスもしれくれますし、写真撮影で注意すべき事もアドバイスしてくれるので助かります。

他にもプロの業者に任せる事で赤字のリスクがなくなるというのも大きなメリットです。

どうしても自分達だけで同窓会を開こうとすると色々とお金やリスクもかかってしまいます。

例えば案内状の発送費用や会場を予約する為の事前準備金の負担であったり、当日に参加する見込みだった人数に達しなかった時に、集めた会費よりも会場費が高くついてしまう事もあります。

しかし業者に任せれば、こうした事前準備金はかかりませんし、例え参加人数が少なくても後から費用請求される事もありません。

何故なら、業者は過去の色々なデータや経験から、しっかりと計算して赤字にならないようなプランを立てる事が出来るからです。

 

同窓会を一回きりでなく、今後も継続的に開けるようになります。

同窓会は1回だけ開くという事であれば、業者に任せなくても自分達だけでもなんとか都合をつけることが出来るかもしれません。

ところが多くの同窓会の場合、その時は大いに盛り上がりますが、なかなか次回につなげる事が出来ないという事が非常に多いです。

これは何故かと言うと、自分達だけで同窓会を開いた場合、クラス会であったりゴルフコンペといったようなイベントごとを、次回に企画する時のプラットフォーム自体がないからです。

インターネット上での交流場所が設けられていない為、電話番号やメールアドレス交換をしただけだと、連絡も上手くつながらなかったりして、結局次回の計画はそのまま放置状態になり次の会がなかなか開かれないという事はよくあります。

しかし業者に任せればそんな事は心配もありません。

参加者の名簿管理はしっかりと責任をもってやってくれますし、依頼すれば同窓会のホームページを作ってもらう事も出来るので、今後開きたい時に、そのホームページを活用する事で、何回でも継続的に同窓会を開いて楽しめるというのは非常に大きなメリットです。

 




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