東京周辺の方に口コミで評判!同窓会幹事代行サービス業者5選を運営依頼をおすすめしたい順に比較形式でご紹介!

サービスで変わる!同窓会の幹事代行業者のおすすめの選び方とは?

小中学校の同窓会の幹事となると案内状を送ったり、出欠の集計を行ったりとかなりの労力が必要となるでしょう。

幹事が決まらずに何年も同窓会を開催していない場合もありますが、同窓会を行う際に幹事代行業者を利用すると、負担がすごく軽くなります。

色々な代行会社が多種多様なサービスを提供しているので利用してみるといいでしょう。

 

 

転居者探しや出欠の集計作業などを代わりに行ってくれる

同窓会となると、かなりの人数宛てに案内状を送付するだけでも大きな負担になってしまいますが、幹事代行業者を利用することで、そういった大きな負担を軽減することができます。

多くの人が引っ越しなどで当時の住所に住んでいないことがあり、転居先を探すことに苦労することもあるでしょう。

転居先探しについても幹事代行業者のサービスとして行っている会社もあるので、利用することで多くの出席者を集めることに繋がりますし、人数が多くなってしまっても、出欠の集計までも代わって行ってくれるので、大変助かるでしょう。

案内状送付・転居者探し・出欠集計、すべて代わりに行ってもらうことで負担が軽くなるので幹事を引き受けやすくなります。

ですので幹事は、代行サービスが行ってくれた案内ハガキ等の内容の確認や承認等をするだけで済みます。

 

名簿データを用意するだけで準備費用も立て替えてもらえる

必要に応じて同窓会専用のホームページなどを作成してもらうサポートも受けることができるので本格的な同窓会となることでしょう。

事前準備の際には、ある程度費用の持ち出しが必要なケースが多く、幹事にとっては大きな負担になってしまいますが、必要な準備経費なども業者が代わりに立て替えてくれるサービスもあるので、まとまったお金を用意できない幹事にもおすすめです。

会場の場所の準備からすべてを業者に任せることができ、必要となるサービスの費用は、同窓会の参加人数×会費だけなので、業者への支払い費用も参加者で案分することになります。

 

事前準備等だけをお願いすることができるサポートプランもある

同窓会の幹事代行サービスの主なサービス内容としては、名簿データ入力や転居者のデータ更新、案内状の作成や発送などの基本的な業務の他に、会場の手配や料理や飲み放題の準備などがあります。

また、利用する代行業者によっては、司会進行や集合写真撮影、名札や会場の吊り看板の準備など当日のサポートを徹底的に行ってくれるところもあります。

大規模な人数で開催する場合には、細かい作業なども丸ごと請け負っていることが多くなっていますが、小さい規模の同窓会でも代行業務を行ってくれる業者もいます。

面倒な事前準備だけを頼むことができるプランもあり、名簿管理と案内状の発送等だけをお願いすることもできます。

同窓会の準備期間は、どの程度必要となるかや参加人数に応じてどのような規模の会場が向いているかなども、幹事業務に慣れている代行業者と相談しながら決めていくことができるでしょう。

同窓会だけではなく、二次会の準備もお願いしたいという場合には、一緒に依頼をすることができ、会場の予約等のサポートを受けることができます。

 




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